Księgowość w Danii krok po kroku - co musisz wiedzieć jako właściciel firmy?

Wybór formy działalności a obowiązki księgowe

W Danii przedsiębiorcy mogą prowadzić firmę w różnych formach prawnych, które różnią się obowiązkami księgowymi i podatkowymi.

• Enkeltmandsvirksomhed (jednoosobowa działalność gospodarcza) - najprostsza forma, niewymagająca kapitału zakładowego. Właściciel odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem. Może prowadzić uproszczoną księgowość w Danii.
• ApS (Anpartsselskab, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) - wymaga minimalnego kapitału 40 000 DKK, a jej właściciel nie odpowiada majątkiem osobistym za zobowiązania firmy. Musi prowadzić pełną księgowość i składać roczne sprawozdania finansowe.
• A/S (Aktieselskab, spółka akcyjna) - przeznaczona dla dużych firm, wymaga kapitału 400 000 DKK. Podlega ścisłej regulacji i audytom.
• PMV (Personligt ejet mindre virksomhed, mała firma jednoosobowa) - działalność o ograniczonych przychodach, niewymagająca pełnej księgowości ani rejestracji VAT, jeśli nie przekracza 50 000 DKK rocznego obrotu.

Wybór formy działalności wpływa na sposób prowadzenia księgowości, obowiązki podatkowe i sposób raportowania do urzędu skarbowego.

Rejestracja firmy i obowiązki księgowe

Założenie działalności gospodarczej w Danii jest stosunkowo proste i odbywa się online przez portal Virk.dk. Właściciel firmy musi:

1. Uzyskać numer CPR i NemID - identyfikator osobisty i cyfrowy podpis umożliwiający kontakt z urzędami.
2. Zarejestrować firmę w Centralnym Rejestrze Przedsiębiorstw (CVR) - po rejestracji firma otrzymuje numer CVR, niezbędny do wystawiania faktur i składania deklaracji podatkowych.
3. Zarejestrować się do VAT (Moms), jeśli obrót przekracza 50 000 DKK rocznie.
4. Założyć konto bankowe - w przypadku spółek ApS i A/S konto firmowe jest obowiązkowe.

Podatek VAT (Moms) - rejestracja i rozliczanie

VAT, czyli Moms, jest jednym z głównych podatków w Danii i obejmuje większość firm. Standardowa stawka VAT wynosi 25%.

• Obowiązek rejestracji VAT - firmy osiągające roczny obrót powyżej 50 000 DKK muszą zarejestrować się jako płatnicy VAT.
• Częstotliwość rozliczeń - deklaracje VAT należy składać miesięcznie, kwartalnie lub rocznie, w zależności od wielkości firmy.
• Zwrot VAT - firmy mogą odliczyć VAT od zakupów związanych z działalnością.
• Raportowanie VAT - odbywa się elektronicznie poprzez system SKAT na stronie TastSelv.

Niektóre usługi i towary mogą być zwolnione z VAT lub podlegać innym stawkom, dlatego warto zapoznać się ze szczegółowymi przepisami dotyczącymi branży, w której działa firma.

Prowadzenie księgowości - ewidencja dochodów i wydatków

Każda firma w Danii ma obowiązek prowadzenia dokumentacji finansowej.

• Ewidencja dochodów - każda sprzedaż musi być udokumentowana fakturą lub paragonem. Faktury muszą zawierać numer CVR firmy, datę wystawienia, szczegóły transakcji i kwotę VAT.
• Ewidencja kosztów - wszystkie wydatki firmowe (np. zakup sprzętu, wynajem biura, paliwo) muszą być rejestrowane i udokumentowane fakturami.
• Przechowywanie dokumentacji - duńskie prawo wymaga przechowywania dokumentów księgowych przez co najmniej 5 lat.

Właściciele małych firm mogą prowadzić księgowość samodzielnie, ale w przypadku spółek ApS i A/S konieczne jest stosowanie duńskich standardów rachunkowości.

Podatek dochodowy i CIT w Danii

Opodatkowanie firm w Danii zależy od ich formy prawnej.

• Jednoosobowe działalności gospodarcze (Enkeltmandsvirksomhed) płacą podatek dochodowy według skali progresywnej, który wynosi od 8% do 55% w zależności od wysokości dochodu.
• Spółki ApS i A/S podlegają opodatkowaniu CIT w wysokości 22% od zysków.
• Zaliczki na podatek dochodowy - przedsiębiorcy muszą wpłacać zaliczki na podatek w ciągu roku, aby uniknąć dużych dopłat na koniec okresu rozliczeniowego.

Niektóre koszty można odliczyć od podstawy opodatkowania, np. wydatki na szkolenia, marketing, zakup sprzętu czy koszty podróży służbowych.

Systemy księgowe i wsparcie dla przedsiębiorców

W Danii większość firm korzysta z elektronicznych systemów księgowych, które automatyzują proces rozliczeń i ułatwiają zarządzanie finansami.

Najpopularniejsze programy księgowe:

• Dinero - idealne dla małych firm i startupów.
• e-conomic - profesjonalne narzędzie dla średnich i dużych przedsiębiorstw.
• Billy - prosty system dla jednoosobowych działalności.

Warto także skorzystać z usług duńskich biur rachunkowych, które pomagają w prawidłowym rozliczaniu podatków i zgodności z obowiązującymi przepisami.

Najczęstsze błędy w księgowości i jak ich unikać

Aby uniknąć problemów z duńskim urzędem skarbowym, warto zwrócić uwagę na najczęściej popełniane błędy:

• Nieterminowe składanie deklaracji VAT i PIT - opóźnienia mogą skutkować karami finansowymi.
• Nieprawidłowe księgowanie wydatków - wydatki prywatne nie mogą być księgowane jako firmowe.
• Brak rejestracji VAT przy przekroczeniu progu 50 000 DKK - prowadzenie działalności bez rejestracji może skutkować koniecznością zapłaty zaległego VAT-u z odsetkami.

Regularne monitorowanie finansów, korzystanie z programów księgowych i współpraca z księgowym pozwalają uniknąć błędów i zapewnić prawidłowe funkcjonowanie firmy.

Prowadzenie księgowości w Danii wymaga znajomości przepisów i terminowego rozliczania podatków. Właściwy wybór formy działalności, rejestracja w systemie VAT, ewidencja dochodów i wydatków oraz korzystanie z nowoczesnych narzędzi księgowych to kluczowe elementy sprawnego zarządzania firmą. Warto również skorzystać z pomocy profesjonalnego księgowego, aby uniknąć problemów i skupić się na rozwijaniu biznesu.