Skuteczne sposoby na przechowywanie dokumentów kadrowych

Dokumentacja kadrowa - przejdź na formę elektroniczną

Dokumenty kadrowe jeszcze kilka lat temu były sporządzane i przechowywane w formie papierowej. Natomiast obecnie większość firm przechodzi na formę elektroniczną. Jest ona nie tylko dopuszczalna prawnie, ale często wręcz preferowana. Co prawda w dalszym ciągu masz obowiązek zabezpieczyć dane, jednak dokumenty w wersji cyfrowej:

• nie zajmują miejsca w szafach,
• są łatwo dostępne,
• łatwiej uporządkować,
• łatwiej odzyskasz w razie przypadkowego usunięcia.

O tym, jak wygląda bezpieczne przechowywanie dokumentów, dowiesz się, odwiedzając https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/. Jeśli nadal obawiasz się digitalizacji, możesz wprowadzić ją z pomocą specjalistów, którzy zadbają o odpowiedni poziom ochrony.

Jak archiwizować akta osobowe?

Akta osobowe, które przed 2019 rokiem trafiły do archiwum, trzeba przechowywać 50 lat. Jeśli jednak pracodawca dopełnił obowiązków wobec ZUS, okres ten ulega skróceniu do lat 10. W dużych zakładach pracy obowiązek zgłoszeniowy ZUS może być trudny do wypełnienia, ale warto podjąć to zadanie. Natomiast akta pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku trafiają do archiwum na 10 lat - w tym przypadku pracodawca nie ma żadnych dodatkowych obowiązków. Skuteczna archiwizacja opiera się przede wszystkim na prawidłowym opisaniu dokumentów. Sprawdzamy ich kompletność, a także ustalamy, w którym roku będzie można je zniszczyć. Termin liczymy zawsze od końca roku, w którym ustało zatrudnienie, zatem utylizacja będzie możliwa dopiero po 31 grudnia. Więcej na temat archiwizacji akt przeczytasz na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/. Warto poznać jej teoretyczne podstawy, aby lepiej zabezpieczyć dokumenty pracowników.

O czym pamiętać, archiwizując dokumenty kadrowe?

Przechowywanie dokumentów kadrowych w formie papierowej powoli odchodzi w niepamięć. Z drugiej strony, wiele firm wybrało model hybrydowy, który jest niejako drogą do pełnej cyfryzacji. Bez względu na to, który sposób przemawia do Ciebie i odpowiada realiom Twojej firmy, pamiętaj, że w kontekście dokumentów pracowniczych masz do czynienia z danymi osobowymi. Wymagają one szczególnego podejścia i wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń. Akta trzeba chronić przed nieupoważnionym dostępem, rozpowszechnianiem czy udostępnianiem. Ich archiwizacja może być prowadzona przez firmę zewnętrzną, taką jak Rhenus Office Systems Poland. Szczegóły znajdziesz poniżej https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-kadrowe/. Archiwum zewnętrzne dostępne jest zarówno dla dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.