Podczas zebrania podsumowano dotychczasowe uzgodnienia oraz określono podział zadań pomiędzy współorganizatorów instytucjonalnych i powołano zespoły robocze, których celem jest realizacja poszczególnych działań całego przedsięwzięcia. Organizacyjnie podzielono się na 9 zespołów, tj. prezydium, sekretariat, radę artystyczną, zespół ds. promocji, zespół ds. zakwaterowania i wyżywienia uczestników, zespół ds. organizacji mszy św. hubertowskiej, zespół ds. organizacji hubertusa pszczyńskiego i parady myśliwskiej, zespół ds. organizacji wystawy łowieckiej pt. "Róg myśliwski księcia Pszczyny i jego tradycja" oraz zespół ds. zwiedzania atrakcji turystycznych Pszczyny.

Bardzo ważny zakres organizacyjny spoczywa na tzw. sekretariacie, który odpowiedzialny jest m.in. za przeprowadzenie odprawy jurorów, próby muzyczne, przebieg przesłuchań konkursowych, ceremonie otwarcia i zamknięcia mistrzostw oraz wszystkie koncerty muzyczne.

Tym razem zebranie odbyło się wyłącznie w składzie polskich uczestników komitetu organizacyjnego. Warto przy tym przypomnieć, że w pierwszym zebraniu 26-27 kwietnia 2024 roku uczestniczyły delegacje z Czech, Słowacji, Niemiec i Węgier. Ustalono wówczas, że mistrzostwa obędą się 3-5 października 2025 roku w Pszczynie. Wstępnie uzgodniono także program artystyczny mistrzostw i warunki udziału zespołów trębaczy myśliwskich z całej Europy.

Ze strony gminy Pszczyna w ostatnim zebraniu udział wzięli: Magdalena Czarnecka - zastępca burmistrza Pszczyny, Michał Czernek - dyrektor Pszczyńskiego Centrum Kultury, Jacek Gałuszka - wiceprezes zarządu Agencji Rozwoju i Promocji Ziemi Pszczyńskiej Sp. z o.o., Jacek Lebioda - dyrektor Miejskiego Zakładu Zieleni w Pszczynie, Mikołaj Przemyk - pracownik Referatu Promocji w Urzędzie Miejskim w Pszczynie. W spotkaniu uczestniczył także ks. Damian Gatnar - proboszcz Parafii pw. Wszystkich Świętych w Pszczynie.

W imieniu Polskiego Związku Łowieckiego uczestniczyli: Dariusz Młotkiewicz - dyrektor biura zarządu głównego PZŁ reprezentujący Łowczego Krajowego, Rafał Malec - członek Naczelnej Rady Łowieckiej, Andrzej Koczor - Łowczy Rejonu Łowieckiego VI Pszczyńskiego, Michał Góral - instruktor ZO PZŁ w Katowicach, Adam Gorywoda - przewodniczący Komisji Kultury Tradycji i Sygnalistyki Łowieckiej Zarządu Okręgowego PZŁ w Katowicach, a także Julia Królik, Tomasz Jarek, Rafał Mucha i Grzegorz Świerczyński - członkowie Komisji Kultury Tradycji i Sygnalistyki Łowieckiej Zarządu Okręgowego PZŁ w Katowicach oraz Krzysztof Szpetkowski - członek Komisji Kultury Łowieckiej NRŁ, Maciej Strawa - prezes Klubu Sygnalistów Myśliwskich PZŁ, Józef Czerniak - zastępca prezesa KSM PZŁ i Karol Jurczyszyn - skarbnik KSM PZŁ, Adam Migurski - członek Komisji Muzycznej Klubu Sygnalistów Myśliwskich PZŁ. Lasy Państwowe reprezentowali: Marek Białoń - p.o. zastępca nadleśniczego Nadleśnictwa Kobiór i Wojciech Wyleżuch - z Nadleśnictwa Kobiór.

Ustalono, że wszystkie najważniejsze informacje dotyczące IV Mistrzostw Europy Trębaczy Myśliwskich Pszczyna 2025 znajdą się na stronach internetowych https://emjhb.de/ i http://muzyka.mysliwska.pl/ Kolejne zebranie zaplanowane jest na wiosnę 2025 roku, a do tego czasu będą odbywały się zebrania online zespołów roboczych.