Czym jest flota samochodowa i jakie wyróżniamy rodzaje?

Flota samochodowa - co to jest? Definicja floty samochodowej

Flota samochodowa przedsiębiorstwa to nic innego jak samochody służbowe należące do konkretnej firmy lub do wspólników prowadzących jeden biznes. Pojazdy mają służyć firmie i jej pracownikom, będąc pomocą w codziennych obowiązkach. W wielu przypadkach przedsiębiorcy decydują się na oklejenie pojazdów specjalnie zaprojektowanymi grafikami, dzięki czemu flota stanowi dodatkową, ruchomą reklamę organizacji.

W skład floty samochodowej może wchodzić kilka, kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt pojazdów, w zależności od potrzeb firmy i jej pracowników. Zarządzaniem i utrzymaniem pojazdów zazwyczaj zajmują się właściciele floty, jednak w niektórych sytuacjach obowiązki te mogą zostać przekazane na osobę trzecią, na przykład na lidera konkretnego działu, czy pracownika odpowiedzialnego za przewóz dóbr.

Floty pojazdów wykorzystuje się m.in. w firmach zajmujących się handlem i transportem towarów, a także w przedsiębiorstwach zajmujących się przewozem osób. Ponadto samochody służbowe stanowią często nieodłączny element firm usługowych, a w wielu przypadkach pełnią funkcje reprezentacyjne i są wykorzystywane do celów promocyjnych.

Jakie są rodzaje flot samochodowych?

Flota może składać się z różnego typu pojazdów, w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa. Floty samochodowe dzielimy wówczas na:

• Flotę dostawczą, składającą się z samochodów wykorzystywanych do transportu towarów.
• Flotę osobową, przeznaczoną do przewozu np. pracowników firmy lub jej kontrahentów.
• Flotę autobusową, składającą się z autobusów do przewozu osób korzystających z usług firmy transportowej.

Ponadto flotę samochodową możemy podzielić na służbową oraz wynajmowaną. Flota służbowa stanowi własność firmy, a zarządzanie pojazdami spoczywa na ich właścicielach. W przypadku floty wynajmowanej przedsiębiorcy korzystają z usługi, jaką jest wynajem długoterminowy - wówczas auta należą do firmy zajmującej się wynajmem, a przedsiębiorcy i ich pracownicy mogą swobodnie korzystać z pojazdów w ramach uiszczania miesięcznego czynszu za ich udostępnienie.

Jak powiększyć flotę pojazdów w firmie?

Aby powiększyć zasoby firmy i wyposażyć przedsiębiorstwo w większą ilość pojazdów, można zdecydować się na bezpośredni zakup samochodów i zarejestrowanie ich na firmę. Warto jednak pamiętać, że kupno kilku pojazdów naraz może wiązać się ze zbyt dużym obciążeniem finansowym organizacji. Sposobem na szybkie nabycie samochodów może być skorzystanie z usług firm zajmujących się wynajmem długoterminowym.

Zawarcie umowy najmu pojazdów wiąże się z wieloma korzyściami, począwszy od niskiej miesięcznej raty w porównaniu do leasingu lub kredytu, skończywszy na możliwości dopasowania oferty do potrzeb firmy. Ponadto w ramach wynajmu długoterminowego klienci zwykle otrzymują pełen pakiet usług dodatkowych związanych z zarządzaniem flotą, takich jak regularne przeglądy pojazdu, dopilnowanie kwestii ubezpieczenia czy sezonowa wymiana opon.

Zarządzanie flotą pojazdów - o czym należy pamiętać?

Zarządzanie flotą samochodową (ang. Car Fleet Management) jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy rejestrującego pojazdy na firmę. Działania polegają na kontrolowaniu i koordynowaniu nie tylko stanu samochodów, ale także uprawnień czy niezbędnych badań kierowców. Można się więc łatwo domyślić, że na zarządzającym spoczywa mnóstwo ważnych kwestii, których dopilnowanie ma wpływ na funkcjonowanie całej firmy.

Do zadań osoby odpowiedzialnej za zarządzanie flotą należą m.in.: planowanie zakupu nowych pojazdów, analiza dostępnych na rynku modeli i wybór najlepszego auta, analiza kosztów użytkowania pojazdów, sporządzanie raportów dotyczących ryzyka, bezpieczeństwa i ogólnego korzystania z floty, ustalenie regulaminu użytkowania pojazdów, analiza i kupno ubezpieczenia, przydzielanie pojazdów kierowcom, zarządzanie harmonogramami pracy kierowców dla polepszenia ich wydajności, czy wyjaśnianie kwestii związanych ze szkodami komunikacyjnymi. Ponadto dla zarządzania flotą samochodową istotna jest m.in. optymalizacja trasy pojazdów i analiza wydatków ponoszonych na utrzymanie floty.

Flota samochodowa w firmie - podsumowanie

Dla większości przedsiębiorstw flota samochodowa jest nieodłącznym elementem zasobów firmy. W zależności od charakteru organizacji flota może składać się z różnego typu pojazdów. Warto pamiętać, że zakup kilku samochodów do firmy może wiązać się z ogromnym wydatkiem, dlatego w celu optymalizacji kosztów warto przemyśleć skorzystanie z usługi wynajmu długoterminowego. Poza udostępnieniem pojazdów, firmy zajmujące się wynajmem często oferują także usługi zarządzania flotą, co jest ogromnym ułatwieniem dla przedsiębiorców.