Digitalizacja dokumentów - co to jest i czy warto?

Cyfryzacja firmy jako szansa na poprawę realizacji celów biznesowych

Zainteresowanie nowymi technologiami mogącymi pomóc w optymalizacji procesów biznesowych jest dzisiaj widoczne w coraz większej liczbie średnich i dużych przedsiębiorstw. Organizacje często muszą wdrażać kolejne innowacje, by móc utrzymać efektywność gwarantującą im zachowanie lub zwiększenie pozycji rynkowej. Cyfryzacja na trwałe stała się więc ważnym zagadnieniem, którego znaczenia nie można ignorować.

Czym jest cyfryzacja firmy?

Przede wszystkim jest to proces, który polega na wdrażaniu nowych technologii informatycznych umożliwiających digitalizację dokumentów i realizację procesów biznesowych w formie cyfrowej. Cyfryzacja często zakłada wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na znaczną optymalizację pracy.

Dzięki implementacji takich rozwiązań możliwa jest rezygnacja z obiegu papierowego, który często generuje wysokie koszty. Wdrożenie nowego oprogramowania pozwala więc nie tylko na zwiększenie efektywności, ale także na wygenerowanie dodatkowych oszczędności. Aby system taki działał wydajnie, konieczne jest jednak odpowiednie przygotowanie organizacji do zmian. Pierwszym krokiem w kierunku cyfryzacji przedsiębiorstwa jest często digitalizacja dokumentów firmowych.

Digitalizacja dokumentów - co to jest?

Digitalizacja dokumentów to niezwykle ważny proces, który powinien być realizowany w średnich i dużych przedsiębiorstwach dążących do osiągnięcia dojrzałości cyfrowej. Na czym on jednak tak naprawdę polega? Mówiąc najprościej, mianem digitalizacji określamy czynność przetwarzania papierowych dokumentów (i innych analogowych nośników danych) na pliki cyfrowe. Dzięki temu możliwe jest między innymi ich przeglądanie, podpisywanie, wysyłanie czy archiwizowanie w wersji elektronicznej.

Digitalizacja dokumentów firmowych nie polega wyłącznie na ich zeskanowaniu. Skany powinny bowiem być także przetworzone w takie pliki, które umożliwiają wykonywanie na nich wszystkich niezbędnych operacji. Dlatego właśnie w celu digitalizowania dokumentacji często wykorzystuje się specjalistyczne oprogramowanie, dzięki któremu cały proces przebiega sprawnie i bezproblemowo.

Jakie dokumenty można digitalizować?

Digitalizacja to proces, który daje średnim i dużym przedsiębiorstwom ogromne możliwości. Pozwala ona bowiem na przekształcenie większości papierowych dokumentów firmowych w cyfrowe pliki umożliwiające wygodną pracę. Zanim zaczniemy planować wdrożenie zmian, warto jednak dowiedzieć się, co konkretnie możemy zdigitalizować. Do dokumentów takich zaliczyć możemy między innymi:

• faktury;
• korespondencję;
• teczki pracownicze;
• pisma reklamacyjne;
• umowy;
• wnioski urlopowe.

To jednak nadal nie wszystkie dokumenty, jakie można poddać digitalizacji. Potencjał tego rozwiązania jest bowiem olbrzymi, a każde przedsiębiorstwo może samodzielnie ustalić, co jeszcze ma zostać przekształcone w cyfrowy plik. Dzięki wdrożeniu odpowiednich narzędzi możemy więc znacznie usprawnić proces obiegu wielu dokumentów firmowych.

Rola digitalizacji dokumentów w procesie cyfryzacji firmy

Choć już sama digitalizacja dokumentacji znacznie zwiększa wygodę pracy i przynosi wiele innych istotnych korzyści biznesowych, to jej znaczenie dla rozwoju przedsiębiorstwa jest szczególnie istotne z jeszcze jednego powodu. Dla organizacji stanowi ona bowiem często pierwszy krok w kierunku cyfryzacji firmy. Jego pominięcie może natomiast uniemożliwić wdrażanie kolejnych innowacji.

Bez odpowiednio przeprowadzonej digitalizacji trudno wyobrazić sobie optymalnie działający elektroniczny obieg dokumentów. System ten stanowi natomiast obecnie ważny element nowoczesnego przedsiębiorstwa. Digitalizując dokumentację, możemy więc stworzyć właściwe podstawy, na których opierać będą się kolejne etapy cyfryzacji.

Do samej digitalizacji nie warto jednak podchodzić jak do odizolowanej od innych procesów firmowych czynności. Zaplanowanie szerszych, kompleksowych zmian i wybranie odpowiedniego oprogramowania pozwoli na osiągnięcie większych korzyści. Jeśli średnia lub duża organizacja zdecyduje się na wdrożenie modułowego rozwiązania, takiego jak system LOGITO, będzie mogła w pierwszej kolejności zdigitalizować najważniejsze dokumenty jak na przykład teczki pracownicze, a w późniejszym czasie wdrożyć kolejne innowacje, które pozytywnie wpłyną na efektywność przedsiębiorstwa.

Digitalizacja dokumentacji firmowej - korzyści

Wraz ze wzrostem znaczenia nowoczesnych technologii możemy zaobserwować zwiększające się zainteresowanie digitalizacją dokumentacji firmowej. Średnie i duże przedsiębiorstwa zauważają potencjał tego rozwiązania i benefity płynące z wdrożenia odpowiednich systemów. Aby możliwe było odpowiednie zaplanowanie tej inwestycji, warto jednak poznać wszystkie korzyści, które dana organizacja może dzięki niej osiągnąć. Tylko wtedy będzie bowiem możliwe właściwe zaplanowanie celu tego przedsięwzięcia.

Digitalizacja dokumentów a wygoda pracowników

Pierwszą korzyścią digitalizacji dokumentacji firmowej, która jest odczuwalna przez niemal każdego pracownika, jest zwiększenie wygody wykonywania wielu różnych czynności. Dzięki dostępności umów, faktur i wniosków w wersji cyfrowej nie jest już konieczne ciągłe przeszukiwanie archiwów i teczek w celu znalezienia właściwego pliku. Skraca się także czas potrzebny na przekazanie dokumentu. Dostęp do uporządkowanego systemu, w którym znajdują się wszystkie pliki, ułatwia również filtrowanie i wyszukiwanie interesujących nas danych.

Lepsza dostępność dokumentów dzięki digitalizacji

Digitalizacja dokumentów to rozwiązanie, które jest obecnie właściwie niezbędne dla każdej średniej i dużej firmy, która zatrudnia osoby pracujące w trybie zdalnym lub hybrydowym. Możliwość korzystania z umów i wniosków w wersji cyfrowej zapewnia im wygodny dostęp do wszystkich niezbędnych informacji. Sprawia to więc, że osoby na home office i pracownicy stacjonarni mają równe szanse i możliwości, co jest kluczowe dla efektywności zarządzania zespołem.

Wdrożenie odpowiedniego systemu do digitalizacji, który umożliwia również stworzenie elektronicznego obiegu dokumentów, pozwala także na wygodne załatwianie niezbędnych formalności bez konieczności odwiedzania biura. Wpływa to na oszczędność czasu pracowników zdalnych oraz skrócenie całego procesu przetwarzania różnego rodzaju wniosków.

Wpływ digitalizacji dokumentacji na bezpieczeństwo danych

Niektóre firmy nie decydują się na digitalizowanie swojej dokumentacji ze względu na obawy o bezpieczeństwo. W rzeczywistości jednak wdrożenie odpowiedniego systemu nie tylko nie zwiększa ryzyka utraty danych, ale wręcz znacznie je redukuje.

Jak cyfryzacja zwiększa bezpieczeństwo danych firmowych?

Pliki w wersji cyfrowej mogą zostać przede wszystkim dobrze zabezpieczone, przez co dostęp do nich będą miały jedynie uprawnione osoby. Dodatkowo digitalizacja dokumentów często zakłada stworzenie kopii zapasowych plików, przez co minimalizuje się ryzyko ich utraty. Przechowywane w chmurze lub na innym nośniku cyfrowe umowy, faktury i wnioski, w przeciwieństwie do swoich papierowych odpowiedników, nie ulegną więc zniszczeniu w wyniku pożaru czy zalania. Odpowiedni system pozwoli także na łatwe śledzenie plików i ich statusu, dzięki czemu eliminuje się ryzyko zgubienia dokumentu.

Jak digitalizacja dokumentów pomaga w generowaniu oszczędności?

Niezaprzeczalną korzyścią procesu digitalizacji dokumentów, którą powinny zainteresować się właściwie wszystkie przedsiębiorstwa, jest zapewniana przez niego możliwość wygenerowania oszczędności. Wynika ona między innymi z tego, że wykonywanie wielu czynności zajmuje pracownikom znacznie mniej czasu. Digitalizacja połączona z wdrożeniem systemu obiegu elektronicznego pozwala również na automatyzację powtarzalnych zadań. Dzięki temu zatrudnione osoby mogą skupić się na obowiązkach, które wymagają ich kompetencji.

Dzięki digitalizacji dokumentów możliwe jest także zredukowanie kosztów potrzebnych na drukowanie, wysyłanie i archiwizowanie papierowych faktur, wniosków i umów. Dla wielu średnich i dużych przedsiębiorstw będzie się to wiązało ze znacznymi oszczędnościami.

Digitalizacja dokumentacji firmowej - jak zrobić to dobrze?

Średnie i duże firmy, które znają korzyści digitalizacji i rozważają wdrożenie nowoczesnych systemów, powinny w pierwszej kolejności określić swoje potrzeby. W tym celu należy dokładnie przeanalizować obecny kształt procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów i znaleźć obszary wymagające największej optymalizacji. Pomocna może być w tym również wiedza na temat rozwiązań wykorzystywanych przez inne organizacje.

Kiedy przedsiębiorstwo zna już swoje potrzeby, powinno ono wyznaczyć cel, który chce osiągnąć dzięki wdrożeniu nowoczesnego systemu. Pozwoli to bowiem między innymi na łatwiejsze znalezienie odpowiedniej technologii i oprogramowania.

Czym kierować się, wybierając narzędzia do digitalizacji dokumentów?

Kluczowe będzie tu właśnie dopasowanie do konkretnych potrzeb i celów organizacji. Należy jednak zwrócić uwagę także na możliwości rozbudowy oprogramowania w przypadku potrzeby optymalizacji kolejnych procesów biznesowych. Bardzo dobrze sprawdzą się więc modułowe rozwiązania, takie jak system LOGITO.

Gdy posiadamy już niezbędne narzędzia, możemy rozpocząć proces digitalizacji istniejących papierowych dokumentów firmowych. Aby praca z wykorzystaniem nowego systemu od początku przynosiła jak najlepsze rezultaty, warto także przeszkolić pracowników z jego obsługi. Dzięki wyborowi intuicyjnego oprogramowania możliwe będzie jednak skrócenie czasu potrzebnego na naukę.

Digitalizacja papierowych dokumentów to czynność, którą w pewnym momencie niewątpliwie będą musiały zrealizować wszystkie średnie i duże firmy, którym zależy na maksymalnej optymalizacji swoich działań. Warto więc dobrze przygotować się do tego procesu i wybrać rozwiązania, które przyniosą najlepsze rezultaty. Sprawnie przeprowadzona digitalizacja będzie mogła bowiem stanowić ważny krok w kierunku osiągnięcia dojrzałości cyfrowej.