5 najczęstszych błędów przy tworzeniu Rejestru czynności przetwarzania (RCP)

1. Niekompletne informacje o procesach przetwarzania

Jednym z najczęstszych błędów jest nieuwzględnienie wszystkich procesów przetwarzania danych. Firmy często pomijają przetwarzanie danych w e-mailach, systemach CRM, narzędziach do analityki internetowej czy aplikacjach firmowych. Każdy proces, w którym dane osobowe są przetwarzane powinien znaleźć się w rejestrze.

Jak tego uniknąć?

• Przeprowadź audyt zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych w organizacji, który przeanalizuje funkcjonujące procesy przetwarzania
• Konsultuj się z działami HR, marketingu i IT - często to tam przetwarzane są dane osobowe.
• Regularnie aktualizuj RCP, aby uwzględnić nowe procesy.

Więcej informacji o prowadzeniu RCP znajdziesz w naszym artykule: Rejestr Czynności Przetwarzania (RCP) - Kompletny przewodnik dla firm w 2025 roku

2. Brak określenia podstawy prawnej przetwarzania

Każdy wpis w RCP powinien zawierać podstawę prawną przetwarzania danych. Częstym błędem jest wpisywanie jedynie celu przetwarzania, bez wskazania odpowiedniego przepisu RODO.

Jak tego uniknąć?

• Dla każdego procesu określ podstawę prawną zgodnie z art. 6 RODO (np. zgoda użytkownika, umowa, obowiązek prawny, uzasadniony interes administratora).
• Jeśli przetwarzasz szczególne kategorie danych, uwzględnij także art. 9 RODO.
• Weryfikuj podstawy prawne podczas zmian w działalności firmy.

3. Nieuwzględnienie odbiorców danych

Organizacje często zapominają wskazać, komu przekazują dane - czy to dostawcom usług IT, firmom księgowym, podmiotom przetwarzającym płatności czy organom publicznym.

Jak tego uniknąć?

• Dokładnie przeanalizuj, które podmioty mają dostęp do danych osobowych.
• Wskazuj w RCP, czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
• Regularnie aktualizuj listę odbiorców.

4. Nieokreślenie okresu przechowywania danych

RODO wymaga, aby dane osobowe były przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji celu. Wiele organizacji w RCP albo nie wskazuje okresów retencji, albo stosuje ogólnikowe zapisy, np. "do czasu ustania potrzeby przetwarzania".

Jak tego uniknąć?

• Dla każdego procesu określ konkretny okres przechowywania danych (np. 5 lat dla dokumentacji księgowej, 10 lat dla akt pracowniczych).
• Stosuj mechanizmy automatycznego usuwania danych zgodnie z procedurą retencji.

5. Brak regularnej aktualizacji rejestru

RCP to dokument "żywy" - musi być regularnie aktualizowany w miarę zmian w organizacji. Firmy często traktują go jako jednorazowy obowiązek, co prowadzi do przestarzałych i niezgodnych z rzeczywistością zapisów.

Jak tego uniknąć?

• Wyznacz osobę lub dział odpowiedzialny za RCP (np. Inspektora Ochrony Danych).
• Przeglądaj i aktualizuj rejestr minimum raz w roku oraz przy każdej istotnej zmianie w działalności.
• Organizuj regularne szkolenia, aby pracownicy rozumieli znaczenie prowadzenia RCP.

Dlaczego warto dbać o poprawne prowadzenie RCP?

Rejestr Czynności Przetwarzania to jeden z podstawowych dokumentów wymaganych przez RODO. Błędy w jego prowadzeniu mogą prowadzić do sankcji finansowych oraz problemów organizacyjnych. Warto dbać o jego rzetelność, regularnie aktualizować dane i dostosowywać je do rzeczywistości firmy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o poprawnym prowadzeniu RCP? Przeczytaj szczegółowy poradnik na stornie: https://www.e-direction.pl/